Test de Setkeeper – Prise en main

Après la présentation de Setkeeper, passons maintenant à sa prise en main.

En tant que 1er assistant et donc Grand Maître du temps et de la coordination :), vous endossez le rôle d’administrateur qui peut évidemment être partagé avec le directeur de production.

Ainsi, vous pouvez gérer les accès aux divers documents nécessaires à la préparation du tournage préalablement téléchargés (scénario ou autres fichiers issus du Bureau de production), au Planning et surtout aux Départements (Décors, Rôles, Figuration, Silhouettes, Costumes, Accessoires…) dans lesquels, chaque chef de poste fera quotidiennement état de l’avancement de son département.

Il faudra déterminer des responsables qui, au sein de chaque département, coordonnera la remontée des informations ainsi que le type de droits dont bénéficiera chaque utilisateur selon les modules (Responsable, Lecteur, Aucun droit).

L’accessoiriste, par exemple peut avoir besoin d’accéder aux catégories Rôle et Costumes. Avec la possibilité d’ajouter ou modifier certains documents. En revanche, il aura peut-être moins besoin d’interagir avec l’ingénieur du son, donc à priori, inutile pour lui d’avoir accès à la catégorie Son.

DROITS, SÉCURITÉ, CONFIDENTIALITÉ

Setkeeper n’opère pas de traitements des données personnelles de ses clients. C’est important de le préciser ! Seuls les administrateurs sont responsables des données du projet et des données personnelles des collaborateurs.

On peut les exporter à tout moment pour créer une sauvegarde. De plus, une page « Notification » permet de suivre les modifications et ajouts faits au projet. Bien sûr, l’assistant réalisateur n’a pas vocation à se transformer en big brother ; mais cette option est utile en cas de mauvaise manipulation et elle permet de savoir d’où vient le problème et de le résoudre.Sur les serveurs sécurisés de la plateforme, les données, quelles que soient leur format, sont sauvegardées automatiquement dans plusieurs endroits. On les récupérera facilement si besoin. Le tout est conservé en Europe dans Amazon Simple Storage Service et Microsoft Azure.

Niveau sécurité, il y a trois risques courants dans le domaine informatique :

Physique > On vous vole votre matériel (ordinateur, clé USB, disque dur externe, …).
Logique > Une tiers personne se connecte et récupère des données.
Humain > Vous égarez votre mot de passe et votre identifiant ou le mot de passe est simple à deviner (genre 123456… et c’est le drame ! :)

Les deux premiers risques sont pris en charge par Setkeeper, épaulé par leurs fournisseurs de cloud. Les connexions se font en HTTPS et les données échangées entre l’administrateur ou l’utilisateur du projet dans Setkeeper sont entièrement chiffrées. De fait et en principe, vos informations sont protégées !

Pour contrer le troisième risque, Setkeeper propose à ses clients de faire une récupération de mot de passe (sans compter que votre ordinateur ou navigateur possède généralement un gestionnaire intégré de mot de passe, sinon, de nombreux outils sont téléchargeables : 1Password, Dashlane, Password Box…).

Si vous travaillez sur Setkeeper, n’oubliez pas que votre compte ainsi que vos identifiants sont personnels et qu’ils seront réutilisés sur chaque projet auquel vous collaborez.

LE « WATERMARKING »

Il existe également une fonctionnalité watermarking. Il s’agit tout simplement de filigraner tous les PDF rangés dans le bureau de production.

Pour des raisons de sécurité, la création et la gestion des watermarks reviennent uniquement aux administrateurs.

Les administrateurs peuvent aussi décider de ne laisser aucun droit et de ne permettre l’accès qu’en « lecture » aux utilisateurs.

Deux options disponibles pour vos filigranes:

Option 1 – Filigraner et envoyer des PDF dans un message via Setkeeper : les destinataires reçoivent le document avec leur nom inscrit en diagonal.

Vous pouvez envoyer les documents de deux manières :

A – Envoyer les documents en pièces jointes. Les destinataires n’ont pas besoin de se connecter à la plateforme, les documents sont accessibles dans l’e-mail reçu. Cela peut être pratique en cas de déplacement, tournage, manque de connexion ; les membres de l’équipe peuvent les consulter sur leur smartphone par exemple. Un autre avantage de cette option : les destinataires n’ont pas besoin d’avoir un compte sur Setkeeper.

La plupart des boîtes mail n’acceptent pas les pièces jointes supérieures à 7 Mo, limitant ainsi leur envoi.

B – Envoyer les documents accessibles sur la plateforme. Seuls les détenteurs d’un compte Setkeeper y auront accès, assurant ainsi une sécurité maximale.

Option 2 – Filigraner avec traçabilité et télécharger : pour l’imprimer et le donner en main propre ou l’envoyer par e-mail sans passer par la plateforme Setkeeper.

Dans ce cas de figure, une ligne de tracking (soit un code aléatoire répertorié par Setkeeper) qui permet de retracer l’historique du document (qui l’a filigrané, téléchargé et à quel moment). Peut être bien utile en cas de perte ou de vol !

Dans ces deux cas, vous pouvez ajouter une seconde ligne de texte personnalisé (nom de la production, date, versionning, niveaux de confidentialité…).

LES JOURS-À-JOURS

Le 12 octobre 2017, Setkeeper annonçait via sa newsletter, la possibilité de créer ses propres jours-à-jours directement depuis le site : « Sélectionnez, exportez, distribuez les scènes pour vos comédiens ! En repérage ou en tournage ? Regroupez et exportez facilement vos scènes !« .

ET LE MODE HORS LIGNE DANS TOUT ÇA ?
Setkeeper est un logiciel en ligne et, qui dit en ligne, dit besoin d’une connexion internet pour y accéder et travailler.
Que faire alors si l’on tourne dans un lieu sans connexion ? À un problème récurrent, Setkeeper propose une solution partielle.

Avec l’application mobile Setkeeper disponible sur iOS, on peut consulter les données du projet hors ligne, mais elle ne permet pas encore l’édition (ajout, modification, suppression). Cependant, les données se mettent à jour automatiquement dès lors que l’on retrouve du réseau.

À noter que l’application Setkeeper pour tablette et smartphone a dans un premier temps été développée pour Android et Apple. À ce jour, suite à une refonte, Setkeeper privilégie son application sur iOS, tout en prévoyant de relancer ultérieurement l’application sous Android.

FORMATION & SUPPORT

Dès que vous souscrivez, une formation peut être proposée aux néophytes. Via Skype, un(e) formateur(trice) de la société vous aide rapidement à prendre l’outil en main (de 15 à 60 min).
Et si dans le cadre de votre production, vous rencontrez un problème… Setkeeper a tout prévu ! Assistance personnalisée via un chat en ligne, par téléphone ou encore par e-mail. Support disponible 5j/7 de 10h à 18h.

À savoir que Setkeeper propose un support Premium 7j/7 avec une formation complémentaire (option payante).

Concernant le chat, il y a cette icône ressemblant à une bulle de dialogue avec un sourire en bas à droite. Quand on clique dessus, la fenêtre pour l’assistance via le chat s’ouvre. À savoir que toutes nos précédentes conversations apparaissent sur ce chat, on peut donc reprendre une conversation à tout moment.

Si vous avez des notifications d’activités non lues, leur nombre apparaîtra sur l’icône « bulle ». Ça vous rappellera un peu les réseaux sociaux. :)

Dernière chose à savoir, à peine arrivé sur le Bureau de production lors de votre reconnexion, le chat vous informe si de nouvelles fonctionnalités ont été apportés à la plateforme depuis votre dernière visite. Un bon point !

Setkeeper évolue constamment, alors si vous n’arrivez pas à appliquer les nouvelles fonctionnalités, pas de panique ! Il suffit de demander au support. Ses retours sont rapides, adaptés et bienveillants… Alors, profitez-en !

LES AUTRES SOLUTIONS !?

DROPBOX, LE GRAND CLASSIQUE !

Vous le savez pour la plupart, il s’agit d’un service américain (créé en 2007) d’hébergement et de partage de documents en ligne plutôt ergonomique. Il est surtout gratuit jusqu’à 2 go de stockage et disponible sur tous les systèmes d’exploitations informatiques et mobiles. Malgré les quelques controverses de ces dernières années, Dropbox reste très majoritairement utilisé par les productions françaises à petits budgets. Totalement dédié au partage de fichiers, il ne rivalise évidemment pas avec Setkeeper qui, payant certes, offre bien plus de fonctionnalités.

GOOGLE DRIVE, LE SECOND !

Américain toujours, il est l’outil collaboratif et de stockage gratuit de Google accessible sur tout support et mis à disposition de chaque porteur d’un compte Gmail (on peut partager des documents avec d’autres types d’adresses e-mail mais les fonctionnalités seront limitées). GDrive peut également se joindre à la suite office complète et gratuite de Google (Docs, Sheets, Slides…), en ligne, permettant de travailler en collaboration. Tout comme Dropbox, Google Drive est intégrable au bureau de votre ordinateur et peut contenir jusqu’à 15 go d’espace de stockage gratuit (partagé avec votre email).

Dropbox et Google Drive sont intégrables avec Setkeeper. Vous pouvez donc y importer du contenu directement sur vos fiches Setkeeper. On notera aussi une intégration avec Slack (une team app). Une messagerie assez peu utilisée en France mais qui aspire à être connue.

Il y a aussi OneDrive et Box, encore des solutions américaines, que nous ne développerons pas ici car elles sont moins courantes et possèdent des fonctionnalités identiques.

Difficile de comparer ces alternatives avec un Setkeeper car au delà du coût, il s’agit clairement d’outils limités, non dédiés et donc peu adaptés à nos besoins.

OUTLOOKMOVIE, LE PIONNIER !

Créé en 2006 par un français du nom de Marc Jenny, OutlookMovie est l’autre bureau de production virtuel très en vogue chez les assistants américains, anglais mais aussi français. On apprécie les tarifs clairement annoncés sur le site internet et la version d’essai qui permet d’avoir un aperçu des services avant de choisir si on souhaite investir. Un sérieux concurrent à Setkeeper.
En comparaison, il semble que l’avantage principal pour l’assistant est de pouvoir faire son dépouillement, son plan de travail et le jour à jour directement sur la plateforme de OutlookMovie. Les membres de l’équipe mise en scène peuvent donc travailler simultanément sur le même document. En revanche, il n’existe pas de support en temps réel et l’interface est pour le moins austère…

Voilà pour cette seconde partie. Suite et fin dans notre troisième article sur Setkeeper, ici !

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Article rédigé pour ARA par Perle THARINGER & Franck FILIPPELLI, assistants réalisateurs, avec l’aimable participation de l’équipe de Setkeeper.
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Setkeeper : https://fr.setkeeper.com