Test de Setkeeper – Présentation

Depuis sa création en 2013, Melusyn, rebaptisé Setkeeper en 2016, a pour vocation de faciliter l’organisation de votre préparation et de votre tournage lors d’un projet : repérages, planning, production artistique, casting, documents de production… Cette plateforme web et mobile a été développée par une start-up française (coco-rico !) et crée par Octave Bory (CEO), Alexandre Péron, Hugo Cordier et Chloé Oternaud !

Cinéma, série TV, pub, documentaire, ce bureau de production virtuel vise donc à simplifier l’utilisation de tous les éléments de la préparation nécessaires aux tournages en les centralisant et où vos données sont synchronisées en temps réel pour une meilleure collaboration et coordination de vos équipes.

Afin de démocratiser cet outil auprès des assistants réalisateurs, sachez que l’AFAR (Association Française des Assistants Réalisateurs de fiction) a noué un partenariat solide avec Setkeeper en 2015.

De part l’évolution constante de Setkeeper (par le biais des retours utilisateurs et la volonté constante de perfectionner l’outil), nous allons donc vous présenter les principales caractéristiques et spécificités de cette rentrée 2017 du point de vue de l’assistant réalisateur.

UN VÉRITABLE BUREAU DE PRODUCTION VIRTUEL

Il existe plusieurs outils sur le web qui permettent d’accompagner la préparation d’un tournage et dont nous parlerons dans la deuxième partie. Cependant, Setkeeper a pour ambition d’aller encore plus loin.

L’ONGLET « SCÉNARIO »

Vous y importez un scénario au format Final Draft (.FDX), convenablement formaté et voilà ! Setkeeper vous propose automatiquement un premier découpage séquentiel où sont extraits les décors, les rôles, les effets ainsi que le texte de la séquence concernée. Cliquez sur la copie écran pour l’agrandir.

Depuis octobre 2017, il est possible d’importer également un scénario au format PDF. À tester.

Alors c’est un bon début, mais là où cela devient vraiment intéressant, c’est que le contenu de ce dépouillement est directement réparti vers les divers départements et toutes les modifications / créations de contenus s’enregistrent en temps réel.

L’ONGLET « DÉPARTEMENTS »

Que vous ayez ou non importé un scénario dans Setkeeper, la plateforme vous proposera par défaut 7 départements dans votre nouveau projet : Décors, Casting, Figurants, Costumes, Accessoires, Décoration, Musique. Vous pouvez en supprimer (ils sont archivés) ou en ajouter (Véhicules, Moodboards…).

Ce sont autant de dossiers virtuels dans lesquels vous pouvez :

>> Créer des fiches sur la base de modèles « maison » et adaptés à chaque usage. Dans le département « Rôles » par exemple, vous noterez toutes les informations relatives au casting des rôles principaux (coordonnées, mensurations, aptitudes…) ainsi que des photos et vidéos de ces derniers.

Dans le département « Décors », vous trouverez une carte qui pointe vers l’adresse du décor qui aura été renseigné au préalable par le repéreur par exemple, une fiche de contact pour joindre le propriétaire et de renseignements techniques. Bien sûr, vous pouvez importer des photos, des vidéos, du son et sous divers formats, puis ajouter des commentaires visibles par vos collaborateurs lorsqu’ils accèderont à cette fiche.

Inutile de télécharger et donc d’encombrer son disque dur par une série de fichiers aux formats hétéroclites.

>> Classer vos fiches. Une fois créée, chaque fiche est listée sous l’onglet correspondant au département concerné. Dans l’exemple ci-dessous, nous recherchons trois décors : la maison de la famille Andrieu, le jardin des Andrieu et l’appartement de Benjamin.Les boutons numérotés et colorés à droite indiquent le nombre de fiches proposées pour chaque décor. En cliquant sur ces boutons, vous suivrez l’état d’avancement de la recherche. Les couleurs correspondent au statut de validation du décor, des éléments non retenus (en rouge) aux éléments validés (en vert).

Dépouillement, feuille de service, plan de travail, fiches comédiens et techniciens sont accessibles en toute sécurité et peuvent être exportés et partagés en Excel (.XLS), Word (.DOC) ou en PDF.

L’ONGLET « BUREAU DE PRODUCTION »

Comme son nom l’indique, c’est un espace à priori dédié à l’équipe de production dans lequel on stocke et on partage des documents importés et dans les types de format, aussi bien en préparation qu’en tournage (versions du scénario, dépouillements, listes divers, autorisation de prises de vues, feuilles de service…).

Sachez cependant qu’il n’est pas possible de les modifier en ligne, il faut donc être vigilant à la gestion des versions. Pour faire simple, c’est une sorte de « Dropbox » intégrée.

L’ONGLET « PLANNING »

Essentiel ! Le planning intégré dans votre bureau de production virtuel est plutôt simple mais il fait le job. Les responsables et éditeurs (catégories de droits, on en parle plus bas) sont les seuls à pouvoir créer et partager les évènements en choisissant quels départements seront concernés.

Tous les utilisateurs peuvent synchroniser les rendez-vous qui les concernent avec leur propre calendrier (iCal, Google Calendar, smartphone ou leur compte Outlook). Plutôt complet ! Vous pouvez aussi y renseigner les disponibilités des techniciens et des comédiens.

L’ONGLET « ÉQUIPE »

Cet onglet comporte deux sous parties. D’abord la partie « Équipe ». Des listes types sont déjà intégrées. Elles reprennent les principaux postes du film. On y ajoute ensuite les informations concernant les membres de chaque équipe. On peut les réorganiser selon les besoins et créer de nouvelles équipes afin d’y inviter des collaborateurs, techniciens et prestataires.

Vient ensuite la partie « Droits des équipes » qui, comme son nom l’indique, permet de gérer les droits de partage entre les utilisateurs du projet. Vous trouverez plus de détails dans la suite de cet article.

À noter ! La possibilité d’exporter la liste des membres de l’équipe sous Excel (.XLS), avec toutes les informations utiles à la production sur chaque technicien du projet.

L’ONGLET « MA FICHE INFO »

C’est une fiche signalétique complète à remplir par chaque utilisateur et qui est gardée en mémoire sur chaque projet Setkeeper auquel vous collaborez. Vous y retrouvez, vos droits d’accès aux divers dossiers ainsi que les e-mails des administrateurs du projet.

Voilà pour cette première partie. Découvrez la prise en main de Setkeeper dans notre second article.

– – –
Article rédigé pour ARA par Perle THARINGER & Franck FILIPPELLI, assistants réalisateurs, avec l’aimable participation de l’équipe de Setkeeper.
– – –
Setkeeper : https://fr.setkeeper.com
AFAR : http://www.afar-fiction.com