Supprimer ses messages volumineux de Gmail… avant de devoir payer !

Dans le métier, nous sommes nombreux à utiliser ce service de messagerie pour nos emails personnels et surtout professionnels. Ses avantages sont indéniables : fiabilité et interopérabilité… avec les autres services de Google que nous utilisons aussi allègrement (Google Maps, Google Drive, Agenda ou encore YouTube…) !

Malheureusement, en contrepartie d’un accès à nos données personnelles pour celles et ceux qui ne le savent pas encore : « Si Google ne lit plus vos mails de Gmail, la pratique est encore très répandue chez certains développeurs d’applications tierces » – Source : journaldugeek.comCe service est également « gratuit » SI vous ne dépassez pas l’espace alloué, à savoir 15 Go par adresse email. Ceci dit, il vous faudra plusieurs années pour le saturer, même avec un usage intensif (photos de repérages et pdf lourds…).
À savoir, cet espace est aussi partagé avec deux autres services de Google qui peuvent vous faire arriver aux 15 Go beaucoup plus rapidement si vous les utilisez : Google Drive aka Gdrive (la Dropbox « like » de Google) et Google Photos. Deux autres plateformes dédiées aux stockages des fichiers. Nous n’apprendrons rien aux plus « geeks » d’entre nous mais ce n’est pas le cas de tout le monde, d’où ce billet. :)

Que se passe t’il si vous atteignez le plafond de vos 15 giga-octets ?

Évidement, Google vous préviendra, rassurez-vous. Dans ce cas, soit vous payez pour avoir plus d’espace et cela va de quelques euros par mois (100 go) à plusieurs centaines (jusqu’à 30 to)… Soit vous faites de la place en supprimant ce qui en prend beaucoup, les pièces jointes bien sûr !

Pour vous faire une idée de là où vous en êtes, allez jeter un oeil sur votre « webmail » Google, tout en bas (images ci-dessous) et cliquez sur « Gérer » si vous souhaitez avoir le détail. Vous pouvez aussi avoir cette information sur Google Drive.

Alors inutile de chercher un bouton tout prêt pour supprimer les emails les plus volumineux sur cette webmail, il n’y en a pas. Il va falloir passer par un autre biais, simple mais méconnu !

Dans la zone de recherche de GMAIL (sur la « webmail » toujours), allez tout en haut (image ci-dessous) et tapez une commande comme celle-ci : larger:10m et en la validant ensuite.
Quelques instants plus tard, vous aurez une liste d’emails qui dépassent les 10 méga-octets chacun et ceci, tout confondu (répertoires / libellés). Libre ensuite à vous de faire une sélection de ce que vous souhaitez garder et supprimer. Cette liste précise les répertoires / libellés concernés ! Pratique pour s’y retrouver dans son classement.

Cette commande (larger:10m) est déclinable à volonté sur sa variante numérique si vous souhaitez nuancer votre recherche : plus de 5mo (larger:5m), plus de 20mo (larger:20m) etc.

Vous pouvez aussi la combiner sur une période donnée avec BEFORE:aaaa/mm/jj ou AFTER:aaaa/mm/jj. Ce qui donne par exemple : larger:10m before:2010/01/01, à taper toujours dans la zone de recherche, tout en haut et depuis votre boîte de réception.

Une fois que vous avez supprimer vos messages, n’oubliez pas de vider votre corbeille ! Le % d’espace utilisé sur votre boîte mail sera alors mis à jour.

Si votre client email local sur votre PC ou MAC (Outlook, THunderbird, Mail…) utilise le protocole IMAP, la mise à jour se fera de suite.

On vous invite à sauvegarder sur un autre support, les pièces jointes que vous voulez conserver, avant de les supprimer de votre messagerie.

Généralement, ce petit ménage de printemps se passe sans problème. Puis il est très écologique au passage ! (19 grammes de CO2 : l’empreinte carbone d’un e-mail selon l’ADEME) Néanmoins, si vous avez des erreurs sur Mail (MAC) par exemple, n’hésitez pas à utiliser l’option « Reconstruire » (image ci-dessous).

Dans un futur très proche, Google One va arriver en France. « En mai 2018, Google annonçait la transformation de Google Drive en Google One », une solution de stockage tout-en-un, qui combinent les données des services comme Google Drive, Gmail ou Google Photos – Source : phonandroid.com

Bien entendu, il existe des alternatives à Gmail. Aussi gratuites (Yahoo, Outlook…) et plus respectueuses des données personnelles (Protonmail…).

Malheureusement, avec ses services connexes quasi-incontournables et pour aussi profiter des options de partage avec l’équipe (Google Calendar ou Maps…), il est bien difficile aujourd’hui de se passer d’une adresse Gmail…

• Pour avoir la liste complète de ces commandes dites « search operator », vous pouvez aller sur cette page de Google.
• Questions / Réponses sur Google One (support Google)