Introduction à Gorilla 6 Scheduling
Bonjour tout le monde !
Aujourd’hui, voici mon premier article pour ARA (trop d’honneurs:)), avec mes premiers pas sur ce logiciel méconnu d’aide à la préparation des tournages, Gorilla 6 Scheduling !
Précédemment, je n’avais jamais utilisé de logiciels dédiés comme Movie Magic Scheduling (MMS) ou movieDATA car j’ai toujours tout fait à la « mano » avec ces bons vieux Word et Excel. Cette prise en main a donc été réalisé avec une certaine « candeur », comme si vous découvriez ce logiciel avec moi.
Premier contact !
La première fois que l’on ouvre l’application, on nous explique comment débuter en créant un projet et surtout, on nous propose de regarder une liste de vidéos… Le tout en anglais ! Et oui, c’est un logiciel américain… ! Plus de 45 en tout qui nous expliquent tout ce qu’il faut savoir sur Gorilla. Une ressource très précieuse mais il faut prendre le temps. Je vous promets que leurs petites musiques jazz et rock de début de vidéos vont vous rester en tête un certain temps…
À noter que ces vidéos sont accessibles à tout moment via le menu « Extras -> Training Videos », via leur chaîne YouTube (lien en bas d’article), dans laquelle il faut s’y retrouver car les vidéos ne sont pas triées en « playlists ».
Je commence donc avec le « Project Manager » pour la création d’un nouveau projet. On a le choix entre un « Schedule » ou un « Budget » selon le logiciel acheté, avec un exemple de projet pour chacun (un bon point !). En effet, sur le modèle de Movie Magic, il y a une version pour les assistants (« Scheduling ») et les directeurs de production (« Budgeting »).
Je choisis donc la partie « Schedule » en créant un nouveau projet (icône du clap avec le petit +). Une nouvelle fenêtre apparaît…
Pas de bol, on ne peut importer des scénarios qu’aux formats Final Draft ou Movie Magic Screenwriter… Des logiciels payants !
N’ayant ni l’un, ni l’autre, je vais donc devoir tout faire manuellement et créer un « schedule from scratch » (planning à partir de zéro) comme ils le disent si biens. Si vous voulez avoir un aperçu de leur outil automatique d’import de scénario, vous pouvez regarder cette vidéo YouTube (attention, celle-ci date de 2015 et l’option d’importer un scénario sous CeltX semble de l’histoire ancienne…). Dommage !
Il faut ensuite configurer notre « Production phase ». Une « collection de jours » ou pour parler franglais, une phase de production qui peut correspondre à des jours de tournage…
On en déduit que l’on peut donc avoir plusieurs « production phases » logiques : développement, préparation, repérages, répétitions, tournage, seconde équipe, post-production…
Segmentables et superposables, cela paraît plutôt pratique pour les blocs d’une série (plan de travail linéaire) ou pour « cross-boarder » des décors par exemple (non-linéaire).
Nous y voilà !
Vient ensuite la fenêtre principale de l’interface, qui va être la base de notre travail : les « breakdown sheets » qui correspondent chacune à une feuille de dépouillement.
On peut y définir les premières caractéristiques de nos séquences comme les effets avec un menu déjà bien fourni. On y trouve également 
les fameuses catégories qui correspondent aux éléments à extraire du scénario (casting, animaux, véhicules, accessoires, effets spéciaux…). On peut également y ajouter des musiques, des notes, des images de référence et des photos de repérages par exemple.
En haut de la « breakdown sheet », nous retrouvons un menu avec nos principales fonctions :
1. « Manager », vu plus haut, qui permet donc d’avoir accès à nos différents projets.
2. « Shoot days », qui nous permet de gérer notre planning, de préciser par exemple les jours off, de prévoir une réunion pour tel ou tel jour, fixer les dates et heures des repérages et d’y inviter les personnes de l’équipe, d’éditer des rapports de production… Et aussi d’éditer nos « production phase » (oh tiens !). Enfin, cette interface nous permet d’éditer les feuilles de service. Nous y reviendrons plus tard.
Ici donc, ma « principal photography » où on peut modifier l’heure de convocation de chaque jour.
3. « Stripboard », qui est un menu qui nous permettra de créer nos baguettes, une fois nos « breakdown sheets » complétées. Nous y reviendrons plus tard également.
Une capture du projet de démonstration.
4. « Elements », qui reprend les « categories » de la « breakdown sheet » et c’est là que l’on va s’amuser à rentrer tous les éléments de notre dépouillement, à la mano, et surtout avec patience et amour. :) 
5. « Actors and crew », qui nous permet de gérer la liste de contacts du film. Gros plus : on peut ajouter une liste de contact importée d’un fichier Excel. Nous pouvons classer nos contacts en trois catégories : équipe technique, comédiens, agents… L’outil est très complet car on peut ajouter de nombreuses informations (courriels, téléphones…) mais aussi le salaire de la distribution (« rates »), leurs mesures et les jours d’indisponibilités… Plus tard, si cet outil est bien rempli avec les courriels de tout le monde, cela vous permettra d’envoyer des documents en PDF directement, via le logiciel, aux membres de l’équipe que vous aurez sélectionnés.
6. « Companies », permet de gérer les contacts des entreprises, prestataires et divers avec lesquels on travaille sur le projet. Les choix sont nombreux !
7. « Locations », une interface que l’on va beaucoup partager avec nos amis de la régie. Elle permet de gérer tous les décors : adresse, photos, carte Google Maps, les scènes qui y sont tournées, les contacts sur place, comment s’y garer, les notes éventuelles… Une rubrique encore très complète.
8. « Storyboard » ! Inutile de vous expliquer l’utilité de cet onglet qui nous permet d’ajouter donc des photos, dessins et croquis afin de créer un storyboard. N’ayant rien pour se faire à ma disposition, je n’irais pas plus loin ici.
Maintenant que j’ai rapidement fait le tour des premières fonctionnalités, je vais m’occuper de rentrer la totalité des infos de mon film et le dépouiller en bonne et due forme, quoique rapide. Nous verrons ensuite comment lier tout cela et créer nos documents de travail. À dans quelques heures… :)
Quelques cafés plus tard…
Tout rentrer à la « mano », finalement, ne nous économise pas vraiment plus de temps que si on le faisait sur des feuilles de dépouillement classique. Ça irait plus vite via l’option « import » (mais je suis pauvre) !
L’avantage étant que l’on peut retrouver les différents éléments d’une « sheet » à l’autre sans avoir à les rentrer de nouveau manuellement. Tout de même ! :) Mais j’ai quand même passé pas mal de temps à rentrer tous mes techniciens, comédiens et figurants… Et encore, je n’ai pas mis toutes les infos pour les comédiens… Et c’est un film facile, sans trop de décor et sans configuration particulière. Je pense que le travail reste malgré tout fastidieux dès que l’on rentre dans une production avec plusieurs semaines de tournage.
Il est aussi nécessaire de bien connaître le vocabulaire cinéma en anglais. Typiquement, je me suis retrouvée à devoir faire quelques traductions / recherches pour les titres de postes. Le jargon professionnel n’est pas forcément évident, de mon point de vue, mais au moins on apprend en même temps ! Au passage, il ne me semble pas possible de traduire manuellement certains termes propres au logiciel. Snif !
Voici donc un aperçu (non-exhaustif) des menus une fois que l’on a rentré les différents éléments de nos séquences. Vous pouvez voir que je n’ai rempli que le minimum pour ce test.
On voit sur ces screens que je n’ai pas rempli la case « Phase » en haut à droite des « breakdown sheets ». Du coup, quand j’ai voulu passer au « Stripboard » (baguette), Gorilla m’a gentiment indiqué que je n’avais aucune séquence de liée à ma « principal photography phase »… Oups !
Une fois mon erreur résolue pour toutes mes séquences, je me rends donc au menu magique du « stripboard ». On clique… Et hop ! Une belle baguette, en désordre pour l’instant : 
On peut alors bouger les jours / baguettes comme on le souhaite et voilà, un début de planning de tournage !! Bon, comme j’ai été un peu flemmarde et que je n’ai pas mis les temps de tournage, ni le résumé des séquences, il manque pas mal d’infos. Mais ça nous donne tout de même un bon aperçu.
Parlons des feuilles de service (F.D.S.)
Voyons maintenant la gestion des « call sheets ». Cela va nous permettre de lier les techniciens aux journées de tournage et de rentrer les infos des décors, si j’ai tout bien compris !
Nous retrouvons les F.D.S. dans le menu « shoot days ». On commence par ajouter l’équipe.
Petit menu supplémentaire pour les comédiens et la figuration, qui nous permet de gérer tous les horaires H.M.C. (Habillage / Maquillage / Coiffure) et repas.
D’autres menus nous permettent de gérer les repas équipe, mettre les stationnements et les contacts utiles, la météo… Une F.D.S. quoi ! :)
Lorsqu’on a fait nos F.D.S., les infos concernant chaque personne de l’équipe se retrouvent dans le menu « contacts », tout est mis à jour automatiquement :
Par ailleurs, je peux configurer mes « non shoot days » que j’avais mis dans ma phase de préparation, et créer des réunions par exemple :
Les exports !
Un outil magique qui nous permet d’exporter en PDF, d’imprimer, ou d’envoyer par courriel les documents. Ici, Gorilla fait tout pour nous avec des modèles pré-définis. Une vidéo vaut mille mots ! :)
Pour conclure !
Gorilla Scheduling prend du temps, au début du moins, par sa prise en main bien entendu mais aussi quand on n’a pas de scénario, au bon format, à importer…
Par la suite, à mon échelle actuelle d’assistante en court-métrage, je n’ai pas spécialement ressenti un immense gain de temps entre la création des documents sur ce logiciel et ma méthode habituelle sur Excel & Word. C’est sûrement utile pour un long ou une série… ou simplement avec plus de pratique. :)
Le logiciel est pourtant ergonomique et possède des fonctionnalités très complètes que je n’ai pas entièrement détaillé ici. Après tout, c’est une introduction ! :p J’ai apprécié, par exemple, de pouvoir rentrer toutes les infos de nos décors, de nos comédiens ou encore la possibilité d’exporter le dépouillement (uniquement c’est dommage) au format Excel. La possibilité de tester le logiciel gratuitement pendant 15 jours est aussi un bon point !
Par contre, l’absence de module permettant la collaboration avec son équipe est handicapant. À quoi bon remplir un agenda avec des réunions et autres rendez-vous, si personne d’autre n’y a accès ? À moins que l’on envoie le document par courriel ?!… Un logiciel pour travailler solo à première vue.
Dommage aussi pour l’anglais, omniprésent… On pense aux allergiques à la langue de Shakespeare. Impossible de tout traduire manuellement en français, même les catégories du dépouillement ou de la feuille de service, ou encore de modifier les modèles pré-définies des documents lors de l’export au format PDF. Sûrement embêtant à la longue quand on aspire à un peu de souplesse…
En un mot, un logiciel perfectible, assez rigide mais pas mal pour débuter car il est aussi plus abordable qu’un Movie Magic Scheduling à 489 dollars contre 249 dollars pour notre « challenger », ici présent ! Tout de même… Ce n’est pas pour toutes les bourses.
Pour finir, une vidéo du fabricant qui fait le tour des fonctionnalités, en anglais toujours !
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Crédits images : Jungle Software
Version logiciel testé : 6.9.0 build 0214 (Macintosh)
